Ajopäiväkirjaan merkitään jokaisesta ajosta päivämäärä, matkamittarin lukema ajon alussa ja lopussa, ajettu matka, lähtö- ja määräpaikka, ajoreitti silloin kun se poikkeaa suorasta sekä ajon tarkoitus. Lisäksi jokaisesta ajosta pitää näkyä, onko se työajo vai yksityisajo. Tämä opas on toiminimiyrittäjille, kilometrikorvausta saaville palkansaajille ja autoetua käyttäville työntekijöille, jotka haluavat tietää, mitä ajopäiväkirjaan pitää merkitä, jotta se kelpaa kirjanpitäjälle ja Verohallinnolle ilman jälkiselvittelyä.
Hyvin pidetty ajopäiväkirja on tosite. Sen perusteella työnantaja voi maksaa verovapaan kilometrikorvauksen, yrittäjä voi vähentää työajonsa ja autoedun saaja voi osoittaa, ettei yksityisajoja kertynyt yli rajan. Puutteellisena se on pelkkä muistilista, jota verotarkastaja ei hyväksy.
Mitä ajopäiväkirjaan pitää merkitä jokaisesta ajosta
Verohallinnon ohjeiden mukaan ajopäiväkirjasta pitää selvitä ajon ajankohta, matkamittarin lukemat, ajettu matka, reitti ja ajon tarkoitus. Käytännössä yksi rivi sisältää seuraavat tiedot:
Päivämäärä – ja tarvittaessa kellonaika, jos samana päivänä ajetaan useita ajoja tai työnantaja maksaa matkasta myös päivärahaa.
Matkamittarin lukema alussa ja lopussa – esimerkiksi 84 312 ja 84 398 km.
Ajon pituus – lukemien erotus, tässä 86 km.
Lähtö- ja määräpaikka sekä reitti – esimerkiksi ”Tampere, Hervanta – Nokia, asiakas – Tampere”, ja välietapit, jos reitti kiertää.
Ajon tarkoitus ja luonne – esimerkiksi ”Asennuskäynti, Oy Esimerkki Ab”, sekä merkintä työajo tai yksityisajo.
Tarkoitus on kohta, jossa useimmat oikaisevat. ”Asiakaskäynti” ei kerro tarkastajalle mitään. ”Huoltokäynti, Rakennus Virtanen, Pirkkala” kertoo. Asiakkaan nimi tai työkohde kannattaa kirjoittaa aina, koska sen voi tarvittaessa tarkistaa laskusta tai kalenterista.
Miksi matkamittarin lukemat ovat niin tärkeitä
Pelkkä kilometrimäärä ilman lukemia on ajopäiväkirjan heikoin kohta. Lukemat sitovat kirjaukset toisiinsa: edellisen ajon loppulukeman pitää olla seuraavan ajon alkulukema, ellei välissä ole ajettu yksityisajoa. Kun ketju katkeaa, välissä ajettu matka on selitettävä.
Siksi myös yksityisajot kannattaa kirjata, vaikka niistä ei makseta mitään. Silloin vuoden kokonaiskilometrit täsmäävät katsastustodistuksen ja huoltokirjan lukemiin, ja työajojen osuus voidaan laskea luotettavasti. Ammattilainen aloittaa tarkistuksen juuri tästä: hän vertaa tammikuun ensimmäistä ja joulukuun viimeistä lukemaa ja katsoo, kattavatko kirjaukset koko välin.
Laskuesimerkki: yksi asiakaskäynti
Palkansaaja ajaa omalla autollaan Helsingistä 40 kilometrin päässä Keravalla olevalle asiakkaalle ja takaisin. Matka on 80 km. Vuonna 2026 oman auton verovapaa kilometrikorvaus on 55 senttiä kilometriltä, joten 80 km × 0,55 € = 44 €. Vuonna 2025 sama matka olisi tuottanut 47,20 €, koska korvaus oli silloin 59 senttiä – harvinainen lasku, joka kannattaa huomioida, jos taulukossa on vielä viime vuoden kerroin.
Toiminimiyrittäjällä tilanne on eri. Hän ei maksa kilometrikorvausta itselleen, vaan työajot huomioidaan yrityksen verotuksessa. Jos auto on yksityiskäytössä, työajoista voi vähentää kilometrikorvausten mukaisen määrän. Jos auto on yrityksen käyttöomaisuutta, ajopäiväkirjalla osoitetaan yksityisajojen osuus. Kummassakin tapauksessa merkinnät ovat samat, mutta niiden perusteella lasketaan eri asioita.
Yleinen myytti: työmatka on työajo
Moni kirjaa päivittäisen matkan kotoa vakituiselle työpaikalle työajoksi. Se ei ole työajo. Kodin ja vakituisen työpaikan väliset matkat kuuluvat matkakuluvähennykseen, eikä niistä voi maksaa verovapaata kilometrikorvausta.
Rajatapauksia on. Jos lähdet kotoa suoraan asiakkaalle, joka ei ole vakituinen työpaikkasi, matka voi olla työajo. Jos käyt ensin toimistolla, kotoa toimistolle ajettu osuus on työmatka. Rakennusalalla ja muilla vaihtuvilla työmailla määritelmät riippuvat siitä, onko työmaa erityinen työntekemispaikka vai vakituinen työpaikka – näissä kannattaa tarkistaa ajantasainen ohje osoitteesta vero.fi tai kysyä tilitoimistosta.
Autoetu ja yksityisajojen kirjaaminen
Autoedun saajalla ajopäiväkirjan merkitys liittyy yksityisajoihin. Käyttöetua saava työntekijä maksaa polttoaineensa itse, mutta ajopäiväkirjalla voidaan joutua osoittamaan, mitkä ajot olivat työajoja. Vapaan autoedun ja käyttöedun arvostukseen vaikuttavat myös ajetut kilometrit, ja tietyissä tilanteissa etu voidaan arvostaa kilometreihin perustuen, jolloin yksityisajojen määrä on osoitettava kirjanpidolla.
Myös silloin, kun työntekijä väittää, ettei autoa käytetä lainkaan yksityisesti, väite pitää pystyä todistamaan. Ilman ajopäiväkirjaa Verohallinto lähtee siitä, että auto on ollut yksityiskäytössä.
Yleisimmät virheet verotarkastuksessa
Jälkikäteen täytetty ajopäiväkirja. Joulukuussa kalenterin perusteella ”rekonstruoitu” vuosi erottuu helposti: samat kilometrit toistuvat, käsiala ja kynä ovat koko vuoden samat, ja lukemat menevät pyöreinä lukuina. Arvioimalla täytetty ajopäiväkirja ei yleensä riitä verotarkastuksessa.
Puuttuva ajon tarkoitus. Rivi ”Tampere–Lahti, 260 km” ilman asiakasta tai syytä voi johtaa siihen, että ajo katsotaan yksityisajoksi.
Katkenneet lukemat. Jos 84 398 km:n jälkeen seuraava kirjaus alkaa 84 870 km:stä, väliin jää 472 km selittämätöntä ajoa. Yksi tällainen aukko heikentää koko ajopäiväkirjan uskottavuutta.
Paperi, Excel vai sähköinen ajopäiväkirja
Paperinen ajopäiväkirja on yhä täysin hyväksyttävä. Vihko maksaa kaupassa noin 3-12 €, ja se on hansikaslokerossa aina mukana. Heikkous on laskenta: vuoden lopussa kilometrit, työajojen osuus ja korvaukset lasketaan käsin, ja vihko voi kastua tai kadota.
Ajopäiväkirja Excel- tai PDF-pohjana laskee summat valmiiksi, mutta taulukon riviä voi muokata jälkikäteen ilman jälkeä. Sähköinen ajopäiväkirja, kuten Ajopäiväkirja.fi, laskee kilometrit ja korvaukset automaattisesti ja säilyttää jokaisesta kirjauksesta muutoshistorian, joten alkuperäinen merkintä on todennettavissa. Se toimii selaimessa, mutta kirjaus tehdään käsin, koska palvelu ei käytä GPS-seurantaa. Palvelua koskeviin kysymyksiin vastataan yhteystiedot-sivun kautta.
Muoto on toissijainen. Ratkaisevaa on, että merkinnät tehdään heti ajon jälkeen ja jokaisesta ajosta löytyy samat tiedot.
UKK
Pitääkö yksityisajot merkitä ajopäiväkirjaan?
Jos samaa autoa käytetään sekä työ- että yksityisajoon, yksityisajot kannattaa kirjata, jotta matkamittarin lukemat muodostavat katkeamattoman ketjun ja työajojen osuus voidaan osoittaa. Autoedun yhteydessä yksityisajojen kirjaaminen voi olla välttämätöntä.
Kuinka kauan ajopäiväkirja pitää säilyttää?
Kirjanpitovelvollisella ajopäiväkirja on tosite, ja kirjanpitolain mukaan tositteet säilytetään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi on päättynyt. Palkansaajan kannattaa säilyttää oma ajopäiväkirjansa vähintään niin kauan, että verotus voidaan vielä oikaista.
Riittääkö, että kirjaan pelkät kilometrit ja asiakkaan nimen?
Ei yleensä riitä. Verohallinnon ohjeiden mukaan ajopäiväkirjasta pitää selvitä myös päivämäärä, matkamittarin lukemat sekä lähtö- ja määräpaikka. Ilman lukemia kirjauksia on vaikea todentaa.
Viimeinen käytännön vinkki
Tee kirjaus samalla kun sammutat moottorin. Kolme sekuntia mittarin katsomiseen ja lyhyt merkintä asiakkaasta säästävät vuoden lopussa tunteja ja verotarkastuksessa paljon enemmän. Kun jokaisella rivillä on päivämäärä, lukemat, reitti ja tarkoitus, ajopäiväkirja kestää tarkastelun. Rajatapauksissa – vaihtuvat työmaat, autoedun arvostus tai yrityksen ja yksityistalouden välinen auto – tarkista ajantasainen ohje vero.fi:stä tai omalta kirjanpitäjältä.